Syksyllä 2022 Fortacolla oltiin yllättäen henkilövaihdosten vuoksi tilanteessa, että HR-tiimi olikin enää yksien olkapäiden varassa. HR-asiantuntijan työaika ja resurssit menivät täysin päivittäisten HR-asioiden hoitamiseen ja hallinnointiin, eikä projekteihin tai kehittämiseen keskittyvään tekemiseen jäänyt aikaa. Vahvan kasvun vaiheessa tarvittiin lisäresurssi paitsi rekrytointien hoitamiseen, niin myös edessä olevan HR-järjestelmäprojektin haltuun ottamiseen.
Tukea kaivattiin myös HR-vuosikellon mukaisten asioiden suunnitteluun, sekä konsultointiapua juridisten asioiden ja tes-tulkintojen kanssa. Näiden kokonaisuuksien parissa Susanna aloitti työt ulkoistettuna HR-resurssina marraskuussa 2022.
Fortacon HR-johtaja Mari Haavisto kertoo ulkoistusratkaisun sopineen tuolloiseen tilanteeseen loistavasti. ”Susanna tuli muutamana päivänä viikossa Kurikkaan ja toi mukanaan paitsi hyvää mieltä, niin myös valtavasti ammattitaitoa. Samalla HR-asiantuntija sai tukea omaan osaamiseensa, sekä sparrausta ja konsultointiapua haastaviin tilanteisiin. HR-tekemiseen tuli vauhtia, kun yksien olkapäiden sijasta paikalla olikin välillä kahdet hartiat. Töiden jakaminen antoi HR-asiantuntijalle mahdollisuuden opetella uusia asioita päivittäisten tulipalojen sammuttamisen lisäksi.”
Susannan pöytä täyttyi aluksi nopeasti rekrytoinneista, mutta yhtenä ensimmäisistä tehtävistä oli myös kuvata HR-tiimiin vastuut ja tehtävät ja luoda kokonaiskuva tarvittavista resursseista tulevaisuudessa.
Keväällä 2023 tiimiä vahvistettiin rekrytoimalla yksi HR-asiantuntija, lisäksi hoitovapaalla ollut HR-asiantuntija palasi työhön. Yhden hengen HR olikin nyt tiimi ja se mahdollisti tehtävien selkeämmän jakamisen. Tiimin tehtävänkuvat alkoivat muodostua ja vastuut selkeytyivät, myös Roihun rooli operatiivisessa tekemisessä keveni ja painopiste työssä kääntyi enemmän projektityyppiseen tekemiseen.
”Yhteistyö on tuonut uutta näkemystä asioihin. Kurikan HR-tiimi on saanut valtavasti kannustusta ja apua asioihin, joihin ei olisi vielä tuore HR-tiimi itsenäisesti pystynyt. On ollut myös helpottavaa, kun on saanut antaa työpöydältään jotain pois ammattitaitoisen henkilön käsiin”, Mari summaa.
Tässä vaiheessa tuli mahdolliseksi käynnistää myös useamman vuoden pöydällä sopivaa resurssitilannetta odottanut työajanhallintajärjestelmän päivitysprojekti, jonka vetovastuun Susanna otti hoitaakseen.
”Työajanhallintajärjestelmän päivitysprojekti oli laaja kokonaisuus ja olisi vienyt liikaa pienen tiimin omia resursseja. Onneksi meillä oli Susanna tämän asian kimpussa”, Mari kertoo.
Monien vaiheiden jälkeen Fortacon ja Roihun yhteistyön malli on muovautunut projektiluontoiseksi ja näin sen nähdään jatkuvan myös tulevaisuudessa.