HR-järjestelmät ja raportointi

HR-järjestelmän hankintapäätös voi syntyä monista eri syistä. Usein järjestelmällä haetaan ratkaisua henkilö- ja työsuhdetietojen tehokkaalle ja tietoturvalliselle hallinnoinnille, rekrytointiprosessin tukemiselle, työvuorosuunnittelun optimoinnille, palkka-aineiston laadun parantamiselle tai raportoinnin ja tiedolla johtamisen kehittämiselle.

Järjestelmän valinnassa tehdään monta kriittistä päätöstä, jonka vuoksi jo vaihtoehtoja kartoittaessa kannattaa tukeutua puolueettoman asiantuntijan tukeen. Myös kilpailutusvaiheeseen sekä tarjouspyyntöjen ja kokonaisuuksien vertailuun asiantuntija tuo usein merkityksellistä lisäarvoa ja puolueetonta vertailuapua. HR-järjestelmän valinta on iso päätös, joten siihen kannattaa käyttää riittävästi aikaa ja hyödyntää saatavilla oleva asiantuntijatuki.

Asiakas yllättyy usein HR-järjestelmän käyttöönotossa siitä, kuinka kyse ei olekaan ainoastaan teknisestä järjestelmän käyttöönotosta. Järjestelmää ensimmäistä kertaa rakennettaessa syntyy usein tarve määrittää eri prosesseja, yhtenäistää tehtävänimikkeitä, pohtia rooleihin ja toimenkuviin perustuvia vastuita tai pohtia jopa organisaatiorakennetta uudelleen. 

Käyttöönottovaiheessa tehtävä määrittelytyö on vähintään yhtä tärkeä vaihe projektissa kuin varsinainen järjestelmän valinta. Käyttöönotossa tehtävillä määrityksillä otetaan kantaa mm. siihen, miten tietoa on tarpeen liikuttaa eri järjestelmien (esim. HR-, palkka-, työvuorosuunnittelu- ja rekrytointijärjestelmän sekä ERP:n) välillä, millaisella rakenteella ja muuttujilla datan halutaan olevan raportoitavissa tai millaisia käyttöoikeusryhmiä tarvitaan.

Me roihulaiset autamme asiakasta tunnistamaan huomioitavia asioita, jotta lopputuloksesta tulee mahdollisimman hyvä ja alkuperäisiä tarpeita vastaava. Voimme auttaa käyttöönotossa joko osallistumalla projektiryhmään ulkopuolisena asiantuntijana, tarjoamalla sparrausta tarvittavissa kohdissa tai toimimaan projektipäällikkönä koko käyttöönottoprojektin läpiviennissä.

Kerran rakennettu HR-järjestelmä harvoin toimii optimaalisesti ilman kehitystyötä. Usein käyttökokemusten myötä huomataan tarpeita jonkin prosessin tai teknisen määrityksen muutokselle. Järjestelmän muuttuessa tulee tarve rakentaa liittymärajapinta uudelleen, yrityksen kasvun myötä tehdä muutoksia organisaatiorakenteeseen tai uusien prosessien syntyessä rakentaa ne myös HR-järjestelmään. Myös TES-korotukset tai työlainsäädäntömuutokset aiheuttavat usein päivitystarpeita HR-järjestelmiin. 

Voimme toimia HR-järjestelmän pääkäyttäjänä ja toteuttaa puolestasi kaikki kehitystyöt tai voimme tarjota ulkopuolista asiantuntija-apua järjestelmäkehitykseen.

Luotettava HR-data auttaa lisäämään tiedolla johtamisen mahdollisuuksia ja varmistamaan, että päätökset tehdään mutun sijaan faktoihin perustuen. HR-mittareilla voidaan mm. kuvata henkilöstön suorituskykyä, tunnistaa osaamisen kehittämistarpeita sekä saada kuva henkilöstön tyytyväisyydestä, sitoutumisesta ja työkyvyn tasosta. HR-datan ja analytiikan kautta voidaan tukea myös kannattavuutta henkilöstökulujen johtamisen kautta. 

Uusien HR-mittareiden rakentamisen tarve voi syntyä myös tulospalkkio-ohjelmaan sisällytettyjen tavoitteiden toteutumisen seurannan tarpeesta. Se auttaa asettamaan tavoitteita ja tukee suorituksen johtamista. ”Sitä saat mitä mittaat”, pitää usein paikkansa. 

Tiedolla johtamisessa on äärimmäisen tärkeää, että mittarit antavat luotettavaa tietoa. Luotettavuus tuleekin huomioida mittareita rakentaessa ja niitä on myös tarpeen validoida systemaattisesti. Voimme olla apunasi HR-tiedolla johtamisen kehittämisessä.